POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
URBANUM S.A.S.
CONTENIDO
I. Objetivo
II. Autorización para el tratamiento de datos personales
III. Finalidades del tratamiento de datos personales
IV. Tratamiento de los datos personales
V. Casos en que no es necesaria la autorización
VI. Derechos del titular de datos personales
VII. Derechos del titular en el tratamiento de datos personales por sistemas de inteligencia artificial
VIII. Procedimientos para presentar consultas y reclamos y área encargada de atenderlos
IX. Información sobre el responsable del tratamiento
X. Vigencia y modificación de la política de tratamiento de datos personales
I. OBJETIVO DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
Urbanum S.A.S. (en adelante “Urbanum”), con el fin de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de datos personales, en especial la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, y comprometida con la privacidad de la información personal de sus clientes, aliados, proveedores, contratistas, usuarios, empleados y del público en general, adopta la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”).
En esta Política, aplicable a los datos personales registrados en sus bases de datos, Urbanum detalla los lineamientos corporativos generales sobre el debido tratamiento a los datos personales y derechos de los titulares, el área responsable de atender las consultas y reclamos, y los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales.
En cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, Urbanum sólo recolecta datos personales cuando así haya sido autorizado de manera previa, expresa e informada por su titular, en virtud de autorizaciones de tratamiento de datos personales, contratos de transmisión de datos personales, y/o de contratos de transferencia de datos personales, implementando para tal efecto políticas y procedimientos claros con relación a la confidencialidad, seguridad y privacidad de los datos personales.
II. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los datos personales que son incluidos en las bases de datos de Urbanum provienen de la información recolectada en virtud de vínculos propios del desarrollo de su objeto social, comerciales, contractuales, laborales, o de cualquier otra índole con sus usuarios, clientes, aliados, proveedores, contratistas, empleados y/o público en general.
Al momento de la recolección de datos personales, Urbanum solicitará a los titulares la autorización para el tratamiento de los mismos, de manera previa, expresa e informando a estos: (i) los tratamientos que realizará Urbanum y las finalidades específicas del tratamiento; (ii) sobre la libertad de responder las preguntas dirigidas a menores de edad o sobre datos sensibles; (iii) los derechos que tienen los titulares frente a Urbanum y demás encargados y responsables del tratamiento, y los medios para ejercerlos; (iv) la identificación de Urbanum como responsable del tratamiento; y (v) la ubicación de la presente Política.
Los datos personales recolectados por Urbanum, son almacenados a través de medios físicos y digitales, propios o contratados con proveedores especializados, procurando salvaguardar la confidencialidad y seguridad de la información personal de los titulares.
III. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Los datos personales de los titulares son recolectados y tratados por Urbanum en desarrollo de su objeto social con la finalidad de:
Finalidades corporativas y legales
a) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de Urbanum.
b) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de los contratos celebrados con los titulares de los datos personales, actuando estos en nombre propio o en representación de una persona jurídica.
c) Contactar al titular de los datos por diferentes medios para desarrollar el objeto de los vínculos contractuales.
d) Debida ejecución de los convenios comerciales celebrados con terceros aliados.
e) Realizar actividades de videovigilancia para velar por la seguridad de los titulares y los bienes de Urbanum.
f) Responder a solicitudes de autoridades judiciales o administrativas competentes, procurando en todo caso divulgar sólo la información pertinente y necesaria para dar respuesta a la respectiva solicitud.
g) Gestionar las consultas y reclamos presentadas por los titulares de datos personales, respecto del tratamiento dado a éstos por Urbanum.
h) Adoptar medidas de bioseguridad y salubridad para el control y mitigación de la Covid-19.
i) Reportar a las entidades y autoridades correspondientes, es decir, EPS, ARL y Secretarías de Salud municipales, distritales o departamentales.
Finalidades laborales
a) Adelantar procesos proceso de selección, admisión e ingreso de personal a Urbanum.
b) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por Ubanum con el titular de los datos, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo, o según lo disponga la ley.
c) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por Urbanum con el titular de los datos personales, en relación con el desarrollo de vínculos laborales, de aprendizaje, y de prestación de servicios.
d) Realizar actividades requeridas por el área administrativa de Urbanum, incluyendo, pero sin limitarse a, la identificación plena del trabajador, aprendiz o prestador de servicios, archivo y manejo de su información de contacto y de su información académica y profesional.
e) La prevención de fraudes y lavado de activos, y el control de los mecanismos y protocolos de seguridad y videovigilancia de la infraestructura y las instalaciones de Urbanum.
f) Ofrecer programas de bienestar empresarial para los empleados y sus familiares.
g) Implementar los protocolos de bioseguridad ordenados por el Gobierno Nacional para la realización de las actividades laborales y productivas en condiciones adecuadas de salubridad.
h) Conocer y hacer seguimiento al estado de salud de los empleados, aprendices, contratistas y demás personal vinculado a Urbanum.
Finalidades comerciales y publicitarias
a) Desarrollar eventos, programas de tipo institucional directamente o en asocio a terceros.
b) Mantener comunicación constante con el titular de los datos personales sobre las actividades, programas y eventos desarrollados o próximos a ser desarrollados por Urbanum.
c) Realizar campañas de publicidad y mercadeo, y ofrecer productos y servicios.
d) Comunicar ofertas, descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros.
e) Otorgar garantía sobre los productos y servicios adquiridos, según la ley aplicable.
f) Gestionar el derecho de retracto, reversión de pagos y demás trámites relacionados con la resolución del negocio jurídico celebrado entre Urbanum y el titular.
g) Gestionar trámites, solicitudes, quejas o reclamos relacionados con los productos o servicios ofrecidos por Urbanum.
h) Contactar al titular de los datos por diferentes medios para realizar encuestas de satisfacción respecto de los productos y servicios ofrecidos por Urbanum.
i) Realizar estudios de mercado, acciones de inteligencia de negocios, investigaciones de tendencias de mercado y analítica de datos que permitan establecer preferencias de consumo, utilizando los datos personales para generar información consolidada sobre hábitos, tendencias, consumos y comportamientos de los titulares, la cual no estará asociada a datos personales en forma individualizada.
j) Desarrollar e implementar programas de fidelización y/o mejora de los productos y servicios para los clientes.
k) Atender las solicitudes relacionadas con ventas, estado de orden de compra y servicio al cliente.
l) Envío de documentación relacionada con los productos y/o servicios adquiridos por el titular, tales como, facturas, cuentas de cobro, documento soporte.
m) Envío de notificaciones judiciales y extrajudiciales.
n) Utilizar los datos personales de los titulares en sistemas de inteligencia artificial, según los criterios y reglas establecidos en el capítulo V de esta Política.
IV. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
(a) Límite temporal del tratamiento de datos personales
Urbanum dará tratamiento a los datos personales por el término que sea razonable y necesario, el cual no será inferior al término de duración de Urbanum o de la relación contractual, legal o comercial que se tenga con el titular de los datos personales. Una vez cese la finalidad o la necesidad del tratamiento de los datos personales, los mismos serán eliminados de las bases de datos de Urbanum o serán archivados bajo medidas de seguridad adecuadas, a efectos de sólo ser divulgados cuando la ley así lo exija.
(b) Tipo de datos personales que son tratados por Urbanum
En desarrollo de las finalidades antes descritas, Urbanum, recolecta y da tratamiento a datos personales de identificación de los titulares, datos de contacto, datos de ubicación, fecha de nacimiento, género, imagen, estado civil, nivel educativo, historial académico, intereses personales y hobbies, cookies, actividad económica, antecedentes judiciales, datos biométricos, información médica y grupo familiar, pertenencia a sindicatos u organizaciones de sociales o de defensa de los derechos humanos, entre otros.
En el evento en que Urbanum recolecte y dé tratamiento a datos personales de niños, niñas y adolescentes, se respetará el interés superior de estos y sus derechos fundamentales. Urbanum solicitará la respectiva autorización para el tratamiento de los datos personales al representante del niño, niña o adolescente, garantizando en todo caso el derecho a ser escuchado.
En el tratamiento de datos sensibles, Urbanum dará especial cumplimiento a los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012 y a los derechos fundamentales asociados a este tipo de información. Ninguna actividad de Urbanum estará condicionada a la entrega de datos sensibles por parte del titular, salvo que así lo requiera la ley vigente.
(c) Urbanum actuando como encargado del tratamiento de datos personales
Urbanum podrá recibir en calidad de encargado del tratamiento, los datos personales de los titulares proporcionados por terceros con los que tenga un vínculo contractual, sujetándose en estos eventos al cumplimiento de los deberes establecidos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.
(d) Transmisión y transferencia de datos personales a terceros
Urbanum podrá transmitir o transferir los datos personales recolectados a terceros ubicados en Colombia o en el exterior, incluyendo las matrices, filiales y subsidiarias de Urbanum, para el ejercicio de cualquiera de las finalidades antes descritas. En todo caso, Urbanum adoptará las medidas legales y tecnológicas para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales, y exigirá a los encargados del tratamiento el cumplimiento de los deberes establecidos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.
(e) Uso de cookies
Una cookie es un pequeño archivo de datos que se coloca en los ordenadores u otros dispositivos, que permite a una plataforma o sitio web reconocer a los titulares como usuarios del mismo cuando vuelva a visitar la plataforma o sitio web utilizando el mismo ordenador o el mismo navegador. Las cookies son una tecnología muy común para recordar cierta información sobre el usuario de un sitio web. Urbanum podrá hacer uso de cookies para mejorar su plataforma o sitio web y la experiencia de navegación; y para adaptar la publicidad y el contenido que el titular visualiza. El titular podrá modificar sus preferencias sobre el uso de cookies, pero algunas restricciones de cookies implican dejar de aprovechar al máximo las ventajas disponibles en las plataformas o sitios web.
V. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN
De conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no será necesaria autorización para el tratamiento de datos personales en los siguientes casos:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Lo anterior, no exime a Urbanum de dar cumplimiento a las disposiciones contenidas en las leyes aplicables.
VI. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que sean objeto de tratamiento;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Urbanum, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;
c) Conocer, previa solicitud dirigida a Urbanum o al encargado del tratamiento, acerca del uso que se ha dado a sus datos personales;
d) Actualizar y rectificar sus datos personales frente a Urbanum o encargados del tratamiento, cuando los datos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos;
f) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
g) Abstenerse de dar respuesta a preguntas sobre datos sensibles, o sobre datos de los niños, niñas y adolescentes.
VII. DERECHOS DEL TITULAR EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES POR SISTEMAS DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL
Urbanum se compromete a garantizar el pleno ejercicio de los derechos de los titulares de los datos en el contexto del uso de sistemas de Inteligencia Artificial (“IA”). Atendiendo a los siguientes criterios:
a) Idoneidad: el tratamiento de datos y uso de la IA es capaz de alcanzar el objetivo propuesto.
b) Necesidad: No exista otra medida más moderada en cuanto al impacto de las operaciones de tratamiento en la protección de datos personales e igual de eficaz para conseguir el objetivo.
c) Razonabilidad: el tratamiento debe estar estrictamente orientado a cumplir finalidades constitucionales.
d) Proporcionalidad en sentido estricto: las ventajas obtenidas como consecuencia de la restricción del derecho a la protección de datos no deberán ser superadas por las desventajas de afectar los derechos de los titulares.
e) No discriminación y equidad: Se velará por que los sistemas de IA no generen resultados discriminatorios o que perpetúen sesgos existentes. Se realizarán evaluaciones periódicas para identificar y mitigar posibles sesgos en los algoritmos y en los datos utilizados. Se promoverá la inclusión y la diversidad en el uso de los sistemas de IA.
En caso de que Urbanum opte por el diseño y desarrollo de una IA efectuará y documentará un estudio de impacto de privacidad, que contendrá lo siguiente:
a) Una descripción detallada de las operaciones de tratamiento de datos personales del titular.
b) Evaluación de riesgos específicos para los derechos y libertades de los titulares de los datos personales.
c) Aportar medidas para evitar la materialización de los riesgos, medidas de seguridad, diseño de software, tecnologías y mecanismos que garanticen protección de datos personales, teniendo en cuenta los derechos e intereses de los titulares de los datos personales.
d) Adoptar medidas tecnológicas, humanas, administrativas, físicas, contractuales y de cualquier otra índole para evitar, el acceso indebido o no autorizado de los datos personales, la manipulación de la información, el uso indebido o no autorizado de la información, el suministro de información a personas no autorizadas.
VIII. PROCEDIMIENTOS PARA PRESENTAR CONSULTAS Y RECLAMOS Y ÁREA ENCARGADA DE ATENDERLOS
Los procedimientos establecidos por Urbanum para garantizar los derechos de los titulares, podrán ser ejercidos: (i) directamente por el titular de los datos personales o por su representante de tratarse de niños, niñas o adolescentes, (ii) por los causahabientes del titular, suministrando para el efecto la documentación le que acredite dicha calidad, o (iii) por el representante o apoderado del titular, suministrando la documentación que lo acredite como tal.
Dichos procedimientos podrán ser iniciados a través de los siguientes medios:
Correo electrónico: info@urbanum.co
A la atención de: Gerente de proyectos de Urbanum
Los titulares deben incluir en la consulta o reclamo que presenten a Urbanum: (i) nombre, apellidos del titular y número de identificación del titular, (ii) En caso de ser representante del titular, fotocopia del documento de identidad del representante junto con los documentos que acrediten tal representación, (iii) los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo, (iv) la petición concreta, (v) la dirección para recepción de notificaciones, nombre completo e información de contacto, y (vi) los documentos que quieran hacer valer y/o considere pertinentes para la consulta o reclamo.
El Área de Gerencia de Proyectos de Urbanum será la encargada de recibir las consultas o reclamos de los titulares de los datos personales. Esta área realizará el procedimiento interno necesario para garantizar una respuesta clara, eficiente, comprensible y oportuna al titular de los datos personales.
(a) Procedimiento para la atención de consultas
El titular podrá presentar consultas a Urbanum para efectos de: (i) conocer el uso dado a sus datos personales, (ii) solicitar prueba de la autorización otorgada a Urbanum, o para (iii) acceder a los datos personales que se encuentren en los sistemas de Urbanum. Las consultas deberán ser presentadas indicando en el asunto del mensaje “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”.
Las consultas presentadas serán resueltas por la Gerencia de Proyectos de Urbanum dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a partir del recibo de la consulta. Si la consulta está incompleta, Urbanum requerirá al titular para que allegue la información o documentación que falte, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación de Urbanum. Si pasaren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento efectuado por Urbanum sin que sea atendido por el titular, se entenderá que este ha desistido de su consulta. El tiempo de respuesta de las consultas podrá ser incrementado en cinco (5) días hábiles, cuando la misma no pudiere ser atendida en el término inicial, hecho que informará Urbanum al titular.
(b) Procedimiento para la atención de reclamos
El titular podrá presentar reclamos a Urbanum para efectos de (i) informar un indebido tratamiento efectuado a sus datos personales, (ii) corregir, actualizar o solicitar la supresión de sus datos personales, o para (iii) revocar la autorización para el tratamiento de sus datos personales.
La Gerencia de Proyectos de Urbanum dará respuesta a los reclamos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al recibo del mismo. Si el reclamo está incompleto, Urbanum requerirá al titular para que allegue la información o documentación que falte, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación de Urbanum. Si pasaren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento efectuado por Urbanum sin que haya sido atendido por el titular, se entenderá que este ha desistido de su reclamo.
El tiempo de respuesta de los reclamos podrá ser incrementado en ocho (8) días hábiles, cuando el mismo no pudiere ser atendido en el término inicial, hecho que informará Urbanum al titular. En el evento en que Urbanum no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado del mismo a quien sea competente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, e informará este hecho al titular.
Resulta necesario advertir, que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando titular tenga vigente un deber legal o contractual con Urbanum.
IX. INFORMACIÓN SOBRE EL RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO
Urbanum se identifica con los siguientes datos:
X. VIGENCIA DE LA POLÍTICA
La presente Política rige a partir de su publicación, cuya fecha se indica al final de este documento.
Esta Política puede ser modificada por Urbanum en cualquier tiempo, con la finalidad de adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a mejores prácticas que se desarrollen sobre la protección de datos personales, caso en el cual se informará oportunamente a los titulares a través de los datos de contacto autorizados por éstos, y a través del sitio web https://urbanum.co/, donde se pondrá a disposición de los titulares la versión modificada de la Política y la fecha de su entrada en vigencia.
Fecha: 17 de marzo de 2025
Urbanum